Приклад
Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.
На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:
Додатки: згідно з описом на 67 арк.
Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:
Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу.
Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.
Приклад Додаток 1 до наказу-міністерства охорони здоров'я України и 20.01.2001 №25
5.23 Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.
Приклади
1 Голова Державного комітету статистики України Підпис Ініціал(и), прізвище
2 Голова Підпис Ініціал(и), прізвище
Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.
Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.
Приклад
Директор Підпис Ініціал(и), прізвище
Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и). прізвище
Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні.
Приклад
Заступник Міністра юстиції Заступник Міністра фінансів України України
Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и). прізвище
Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.
Приклад
Голова дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище
Секретар дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище
У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: «Виконувач обов'язків», «Заступник».
Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.
5.24 Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис». Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження.
Приклад
ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра оборони України
Підпис Ініціал(и), прізвище
05.02.2001
Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:
ПОГОДЖЕНО
