Рішення колегії Укрдержархіву від 24.2.2016 № 1/1 «Про підсумки роботи архівних установ...у 2015 році та основні завдання на 2016 рік»
 |
|
 | ||
| Як допомогти й отримати допомогу під час війни |
| Рішення колегії Укрдержархіву від 24.2.2016 № 1/1 «Про підсумки роботи архівних установ та спеціальних установ страхового фонду документації у 2015 році та основні завдання на 2016 рік» |
|
24.02.2016
№ 1/1
Київ
|
Про підсумки роботи архівних установ та спеціальних установ страхового фонду документації |
Розглянувши питання «Про підсумки роботи архівних установ та спеціальних установ страхового фонду документації у 2015 році та основні завдання на 2016 рік», колегія відзначає, що Укрдержархівом, установами, що належать до сфери його управління, архівними установами у регіонах в цілому забезпечувалася реалізація державної політики у сфері архівної справи та страхового фонду документації.
Ключовим напрямком у діяльності архівних установ у звітному періоді було наближення діяльності архівних установ до потреб громадянського суспільства шляхом розширення доступу до архівних документів, запровадження з цією метою сучасних інформаційних технологій, переведення в електронну форму довідкового апарату архівів та архівних документів.
На виконання Закону України «Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років» архівні установи здійснювали заходи щодо забезпечення доступу до документів репресивних органів.
З метою соціального захисту громадян за звітний період архівні установи виконали понад 260 тисяч запитів соціально-правового характеру, на особистому прийомі керівництвом та працівниками столів довідок архівних установ прийнято майже 179 тис. звернень.
Читальні зали архівів відвідали понад 25 тисяч користувачів.
Реалізовувався один із найважливіших напрямів роботи Укрдержархіву — збереження та примноження Національного архівного фонду як складової всесвітньої культурної спадщини для формування національної самосвідомості Українського народу.
Протягом року архівним установам вдалося вирішити низку питань щодо гарантованого збереження документів НАФ та матеріально-технічного забезпечення.
Зокрема, на будівництво нового приміщення Держархіву Тернопільської області у 2015 році було виділено і освоєно 5 млн. грн.
Держархівом Вінницької області було взято на баланс дві будівлі військового містечка площею 1380 кв. м., які потребують капітального ремонту та облаштування.У зв’язку із проведенням антитерористичної операції Держархів Донецької області тимчасово переміщено в м. Костянтинівка, а Держархів Луганської області - у м. Сєвєродонецьк.
Поліпшено умови зберігання документів НАФ шляхом заміни або надання додаткових приміщень 47 архівним відділам райдержадміністрацій і міських рад. Відремонтовано частину площ у 59 архівних установах.
У 24 архівних установах встановлено або відремонтовано охоронну сигналізацію, у 28 - пожежну сигналізацію.
Встановлено системи кондиціювання та вентиляції повітря у 9 архівних відділах райдержадміністрацій і міських рад та відремонтовано зазначені системи у 4 архівних відділах.
Архівними установами відреставровано 238 тис. аркушів, відремонтовано понад 1 млн. аркушів документів з паперовою основою, перевірено понад 2,5 млн. справ та знайдено 233 справи, що перебувають у розшуку.
Разом з тим, упродовж останніх років спостерігається поступове погіршення матеріально-технічного забезпечення державного зберігання документів НАФ..
Не вирішеним залишається питання продовження реконструкції комплексу споруд центральних державних архівних установ України у м. Києві.
Не завершено облаштування будівлі «Закарпаткнига», переданої в оперативне управління Держархіву Закарпатської області, фінансування проекту будівництва спеціалізованої споруди для розміщення Держархіву Харківської області.
Повністю вичерпано можливості для приймання документів на зберігання у 9 державних архівах, сховища ще 17 державних архівів заповнені на 91-99 %.
Близько 58 % будівель державних архівів не забезпечено позавідомчою охороною, 25 % будівель державних архівів охоронною сигналізацією. У архівних відділах райдержадміністрацій та міських рад цей показник складає 84 % і 40 % відповідно. Близько 30% архівосховищ державних архівів не оснащено системами вентиляції і кондиціювання повітря.
Невідкладного вирішення потребує питання збільшення обсягів страхового копіювання документів НАФ.
У 2015 році на антикварному ринку виявлено у продажу документи, що належать до фондів Держархіву Житомирської області. Нині відкрито кримінальне впровадження.
Збереженість близько 5,6 млн. од. зб. документів НАФ, що залишилися в архівних установах анексованої Автономної Республіки Крим та міста Севастополя, а також на тимчасово окупованих територіях Донецької та Луганської областей, під загрозою.
У звітному періоді здійснювалися дієві заходи щодо забезпечення якісного формування Національного архівного фонду.
На постійне зберігання надійшло 410 440 од. зб., з них 402 160 од. зб.
управлінської документації, 3 679 од. зб. документів особового походження, З 023 од. зб. науково-технічної документації, 1 578 од. зб. кіно-, фото-, фоно-, відеодокументів.
Держархівами областей, архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад проведено 58 оглядів стану діловодства та збереженості архівних документів на підприємствах, в установах і організаціях. ЦЕПК схвалено проекти переліків документів із строками зберігання документів, що створюються під час діяльності Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації, Державної служби зовнішньої розвідки України.
Разом з тим, у сфері формування Національного архівного фонду залишається низка невирішених питань.:
Станом на 01.01.2016 установами описано лише 68% документів НАФ, що може спричинити втрату документів НАФ та уповільнити поступовий перехід на електронний документообіг.
В архівних підрозділах юридичних осіб - джерел комплектування державних архівних установ, Інституту архівознавства Національної бібліотеки України ім. Вернадського, галузевих державних архівах, архівних відділах міських рад понад встановлені роки зберігаються понад 2 мільйони 307 тисяч од. зб. документів НАФ.
Через відсутність вільних площ не комплектуються державні архіви Львівської, Харківської, Чернівецької областей, міста Києва.
Потребує законодавчого врегулювання порядок передавання на архівне ’зберігання виборчої документації.
Кількість діючих трудових архівів не достатня для забезпечення зберігання документів, необхідних для соціального захисту громадян.
Наближення діяльності архівних установ до потреб громадянського суспільства шляхом запровадження сучасних інформаційних технологій, нормативне врегулювання питань роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання були одним із пріоритетів у Діяльності Укрдержархіву у звітному періоді.
Здійснювалися заходи щодо впровадження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5.
Зазначені питання були одним з пріоритетних напрямів і наукових досліджень. Протягом року на основі аналізу метаданих розроблено вимоги щодо структури та змісту метаданих електронного примірника опису справ постійного зберігання та обкладинки архівної електронної справи, що будуть використані архівними установами для забезпечення архівного зберігання та обліку електронних документів у відповідності до «Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання».
Водночас, залишається низьким рівень впровадження електронного документообігу відповідно до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання в установах - джерелах формування НАФ.
Незадовільний стан матеріально-технічної бази у державних архівних установах, а також у багатьох установах-джерелах формування НАФ не дає змоги створити автоматизовані робочі місця архівістів для організації своєчасної та якісної роботи з передавання-приймання електронних документів на постійне зберігання.
У звітному періоді забезпечувалася реалізація державної політики у сфері створення та ефективного функціонування страхового фонду документації. Протягом 2015 року затверджено 4 галузеві програми та доповнення до галузевих програм створення СФД, до страхового фонду документації України закладена документація на 942 вироби та об’єкти.
До бази даних Державного реєстру потенційно небезпечних об’єктів внесено відомості про 456 потенційно небезпечних об’єктів, видано 598 Актів закладення проектної (робочої) документації до страхового фонду документації України та оформлено 2 454 Свідоцтва про реєстрацію ПНО.
У цілому спеціальними установами СФД передано на зберігання 822,7 тис.арк.ф.А4, що становить 95% від загального планового обсягу на 2015 рік.
Протягом 2015 року спеціальними установами СФД укладено та продовжено термін дії 687 договорів на виготовлення документів СФ на суму 8 млн. 224,Г тис. грн. Загальний відсоток фактично отриманих коштів за договірною діяльністю за 2015 рік від планового обсягу фінансування на рік складає 76,1 %.
Попри це, темпи створення та стан справ щодо забезпечення надійного зберігання документів СФД не відповідають потребам економіки і суспільства.
Відсоток реалізації галузевих програм (доповнень до програм) створення СФД з урахуванням Державної програми формування страхового фонду документації на продукцію оборонного і мобілізаційного призначення на 2005-2020 роки з початку їх реалізації складає лише 63,9 %, регіональних - 55,9 %.
Не здійснюються заходи щодо модернізації матеріально-технічної бази спеціальних установ СФД.
Не в повному обсязі виконаний план передачі на зберігання документів.СФД за 2015 рік Південним, Північним, Південно-західним та Південносхідним РЦ СФД через невиконання планового показника за Державною програмою.
Вищезазначене засвідчує, що реальний стан архівної справи та страхового фонду документації вимагає змін у стратегії розвитку та політиці управління галуззю, а також визначення пріоритетів діяльності Укрдержархіву у 2016 році, які повинні бути спрямовані на:.
всебічну підтримку та розвиток української ідентичності;
збереження та примноження Національного архівного фонду як складової всесвітньої культурної спадщини для формування національної самосвідомості Українського народу;
здійснення дієвого контролю за станом діловодства, експертизою цінності та збереженістю архівних документів на підприємствах, в установах і огаиізаціях з метою якісного формування Національного архівного фонду;
упровадження електронного документообігу;
забезпечення ефективного функціонування державної системи страхового фонду документації.
Заслухавши та обговоривши доповідь заступника Голови, колегія відзначає, що темпи проведення реформ у галузі в 2015 році були недостатніми, актуальні проблеми не знайшли свого вирішення, а стратегічні завдання Укрдержархіву повинні бути переглянуті відповідно до вимог сьогодення.
Враховуючи зазначене та з метою подолання проблем архівної справи, страхового фонду документації та забезпечення подальшого їх розвитку, колегія вирішує:
1. Визнати діяльність архівних установ, наукових установ та спеціальних установ СФД у 2015 році задовільною.
2. Схвалити пріоритети у роботі Державної архівної служби України на 2016 рік.
3. Керівництву Укрдержархіву, керівникам його структурних підрозділів забезпечити:
- виконання Програми діяльності Кабінету Міністрів України та Стратегії сталого розвитку «Україна — 2020»;
Термін: протягом 2016 року.
- виконання пріоритетних завдань Державної архівної служби України на 2016 рік;
Термін: протягом 2016 року.
- підготовку проекту Указу Президента України про невідкладні заходи щодо збереження національних архівних цінностей України;
Термін: перше півріччя 2016 року.
підготовку проекту Закону України «Про внесення змін до статті 55 Бюджетного кодексу України» щодо віднесення до захищених видатків бюджету оплату послуг з охорони архівних установ;
Термін: протягом 2016 року.
- організацію проведення ревізії з метою виявлення архівної інформації репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917 - 1991 років.
Термін: до травня 2016 року.
- підготовку звернення до Кабінету Міністрів України, місцевих державних адміністрацій щодо вирішення питання збереження штатної чисельності працівників державних архівів областей, архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад.
4. Керівникам державних архівних та наукових установ забезпечити:
- виконання Плану розвитку архівної справи на 2016 рік;
Термін: протягом 2016 року.
- виконання плану дій щодо реалізації Стратегії національнопатріотичного виховання дітей та молоді на 2016-2020 роки;
Термін: протягом 2016 року.
- виконання плану заходів з підготовки та відзначення 25-ї річниці незалежності України;
Термін: протягом 2016 року.
- надійну експлуатацію архівних будівель і приміщень, систем їх життєзабезпечення, посилення охоронної і пожежної безпеки архівосховищ;
Термін: протягом 2016 року.
- обладнання архівосховищ системами вентиляції і кондиціювання повітря, дотримання температурно-вологісного, світлового та санітарногігієнічного режимів у архівосховищах;
Термін: протягом 2016 року.
- посилення контролю за наявністю, станом і рухом документів, виконання завдань Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2019 роки;
Термін: протягом 2016 року. - створення страхового фонду та фонду користування на документи НАФ, оцифрування описів;
Термін: протягом 2016 року.
- підготовку та своєчасне подання відповідних обґрунтованих, бюджетних пропозицій;
Термін: до 01.08. 2016 року.
приймання на постійне зберігання документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій понад встановлені роки;
Термін: протягом 2016 року.
контроль за станом упорядкування архівних документів за встановлені законодавством строки їх зберігання в архівних підрозділах органів виконавчої влади для здійснення поступового переходу на електронний документообіг;
Термін: протягом 2016 року.
- контроль за станом діловодства, експертизою цінності та збереженістю архівних документів на підприємствах, в установах і організаціях з метою якісного формування НАФ;
Термін: протягом 2016 року.
- контроль та надання консультативно-методичної допомоги підприємствам, установам та організаціям з питань впровадження нових нормативно-правових актів з питань діловодства та архівної справи;
Термін: протягом 2016 року.
- проведення анкетування юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду з метою вивчення стану впровадження в них електронного документообігу, наявності електронних документів та їх відповідності вимогам Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5;
Термін: до 15 квітня 2016 року.
- участь у Міжнародному конгресі архівів «Архіви, гармонія, дружелюбність: забезпечення культурної чуйності, справедливості і співробітництва в глобалізованому світі».
Термін: вересень 2016 року.
5. Директору Департаменту СФД Меленцю А.В. забезпечити:
- супровід внесення змін до Закону України «Про страховий фонд документації України»;
Термін: до затвердження.
— продовження заходів щодо визначення єдиного структурного підрозділу у складі місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, відповідального за формування, ведення та використання обласного (регіонального) СФД;
Термін: І квартал 2016 року.
— проведення заходів з міністерствами, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади щодо здійснення методичного керівництва з питань розроблення у 2016 році галузевих, обласних (регіональних) програм та доповнень до діючих програм створення СФД.
Термін: протягом 2016 року.
6. Директорам спеціальних установ СФД забезпечити: — безумовне виконання позицій Державної програми за номенклатурою виробів та обсягами документації відповідно до планів виготовлення та передачі на зберігання документів СФД на 2016 рік;
Термін: протягом 2016 року.
— безумовне виконання планів робіт РЦ СФД на 2016 рік, планів робіт реалізації затверджених програм формування СФД на 2016 рік, планів виготовлення та передачі на зберігання документів страхового фонду на 1 квартал 2016 року за виробами та об’єктами і обсягами документації;
Термін: І квартал 2016 року.
— організацію розроблення та подання на затвердження планів виготовлення та передачі на зберігання документів СФД на II квартал 2016 року;
Термін: до 10 березня 2016 року.
затвердження місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування обласних (регіональних) програм створення СФД;
Термін: І квартал 2016 року.
7. Директорам архівних установ, спеціальних установ СФД та НДІ мікрографії забезпечити надходження коштів до спеціального фонду в обсягах, визначених кошторисом.
Термін: протягом 2016 року.
8. Директорам УНДІАСД, НДІ мікрографії забезпечити дотримання термінів подання та належної якості звітних матеріалів за темами Тематичного плану 2016 року.
Термін: протягом 2016 року.
9. Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступників Голови відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
Голова Державної архівної служби, голова колегії
Т. І. Баранова
[Підпис]
Секретар колегії
Г. В. Кіслова
[Підпис]