госпи) вони становлять 70–80% загальної кількості справ постійного зберігання. Ці матеріали будуть зберігатись в діючих установах на протязі тривалого часу, поки вони не втратять свого практичного значення. Перевірка стану відомчих архівів показала, що нерідко в установах довідкові матеріали 7–10-річної давності відсутні. І це в той час, коли архівні відділи і райархіви контролювали всі без винятку організації. Відомо, що повне збереження документів про особовий склад має політичне значення. Адже від наявності цих документів залежить, наприклад, своєчасне призначення пенсій. Відсутність довідкових матеріалів приводить до зайвої писанини, а в окремих випадках — до відмови органів соціального забезпечення у призначенні пенсії.
Для поліпшення справи збереження і правильного використання матеріалів про особовий склад слід видати спеціальні правила про видачу довідок за заявами трудящих, в яких вказати на значення довідкових матеріалів і визначити строки зберігання їх в діючих установах тощо. Очевидно, настав час покласти контроль за станом і використанням документів про особовий склад на органи соціального забезпечення і місцеві виконкоми Рад депутатів трудящих. До цієї справи потрібно було б залучити широку громадськість міст і районів, зокрема ради пенсіонерів, що створюються при районних та міських відділах соціального забезпечення, фабзавкоми, місцевкоми і їх виробничі комісії.
Сказане не значить, що архівні установи треба повністю звільнити від контролю за станом довідкових архівів. Але, треба думати, в майбутньому інспекторські функції архівних органів дещо скоротяться. Основним їх завданням буде — подання методичної допомоги установам, матеріали яких підлягають прийому в державні архіви, в упорядкуванні і використанні документальних матеріалів про особовий склад.
Назріла потреба спростити довідкову документацію в установах, організаціях і на підприємствах. Останнім часом у цьому напрямі дещо робиться. Так, на окремих фабриках і заводах замість особових справ ведуться картки, в яких вказуються дати прийому на роботу, переміщення по службі й інші дані. Такий порядок обліку роботи (стажу) слід було б ввести на всіх підприємствах і в установах та організаціях.
Необхідно також впорядкувати облік заробітної плати робітників і службовців. В багатьох установах система бухгалтерського і касового обліку грошових розрахунків дуже складна. Існують відомості нарахування заробітної плати, розрахункові відомості, особові рахунки та ін. Архівісту важко дати рекомендації відносно того, якими з перелічених документів зручніше користуватися в довідковій роботі. На наш погляд, Міністерству фінансів СРСР й іншим компетентним органам за погодженням
