Протокол засідання Правління
Національного банку України
23.01.2001 №2
5.25 Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.
Приклад
Начальник юридичного відділу
Підпис Ініціал(и), прізвище
18.09.2001
Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.
5.26 Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи,; яка підписала документ.
5.27 Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23.
Приклад
Згідно з оригіналом
Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище
26.06.2001
5.28 Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового. телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.
Приклади
1 Іваненко 556 07 24
2 Іваненко Петро Михайлович 556 07 24
5.29 Відмітку про виконання документа і направлення його до справи Ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа .про його виконання або коротку довідку про виконання, слова «До справи», номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.
Приклад
До справи № 03-4
Відповідь надіслано 13.05.2001 № 03-12/113
Посада Ініціал(и), прізвище
14.05.2001
5.30 Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. ҐГ ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
5.31 Відмітка про надійдення (зареєстрування) документа до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби — годину і хвилину) надійдення документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
Відмітку про надійдення документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа.
5.32 Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» [9].
