Обов'язковою частиною документа було зазначення місця виготовлення і дат. Здебільшого листа позначено резиденцією гетьмана (м. Чигирин) або іншою місцевістю, де перебував він під час написання документа. Документи, які надсилались, наприклад, в Росію, Молдавію, датувались за старим, юліанським стилем, а в Польщу, Венецію та інші країни за новим, грегоріанським календарем. Це деталь, але видно, що й вона мала значення, коли на неї звертали увагу українські дипломати.
Як вище згадувалось, всі листи підписував особисто гетьман. Ще одна деталь. Коли листи були написані кирилицею, то й підпис гетьмана був зроблений цим письмом. Листи польською і латинською мовами гетьман підписував латинським шрифтом.
Мало значення і написання титулу самого гетьмана. Залежало це від багатьох факторів. Із 171 листа Б. Хмельницького, що збереглися за часів визвольної війни, в 91 підписи такі: «Богдан Хмельницький, гетьман з Військом Запорізьким, рука власна», «Богдан Хмельницький, гетьман Війська Запорізького» або «Богдан Хмельницький, гетьман з усім Військом Запорізьким». В 46 листах королю та польським сановникам в перший період війни — «Богдан Хмельницький на цей час старший Війська його королівської милості Запорізького», а пізніше слово «старший» замінялось словом «гетьман». В 13 листах коротко — «Богдан Хмельницький рука власна», і тільки в одному — «Богдан Хмельницький». В 16 випадках зовсім немає підпису, бо листи збереглися лише в копіях[1].
Після возз'єднання України з Росією в листах до російського уряду гетьман вживав один і той же підпис: «Богдан Хмельницький, гетман з Войском его царского величества Запорозким». І поряд з цим в інші країни (Трансільванію, Крим, Швецію): «Богдан Хмельницький, гетьман з Військом Запорізьким»[2].
Перед підписом вживались слова тодішньої дипломатичної ввічливості, такі як «доброзичливий (або зичливий) приятель», «найнижчий (або покірний) слуга», «щирий друг і до послуг вельми готовий слуга» та інші, що не завжди відбивали справжню суть справи, а часто і напружені відносини між країнами.
Дотримуючись дипломатичних норм свого часу, українська адміністрація стежила за тим, щоб не принижувався її престиж представниками інших держав. Зберігся лист глухівського сотника Пилипа Уманця до севського воєводи, в якому згадується мирний договір між Росією і Польщею. «А що ваша милость
