Наявна система автоматичного газового пожежогасіння, що встановлена у 10 сховищах корпусу № 1, протягом тривалого часу перебуває в неробочому стані. Відсутність своєчасного технічного обслуговування балонів з вуглекислим газом системи пожежегасіння, які розміщені у прибудові до цього корпусу, може створити загрозу для документів, працівників та відвідувачів.
Системи кондиціювання повітря потребують капітального ремонту або заміни. Внаслідок чого температурно-вологісний режим не витримується, зокрема температура коливається в межах +3 °С - +25° С, вологість 60 % - 70 %.
Пожежна сигналізація не підключена до пульту централізованого пожежного спостереження і потребує проведення технічного обслуговування.
У червні 2016 року здійснено замір опору ізоляції та освітлювальної мережі у будівлях держархіву та встановлено, що внутрішні електромережі держархіву не відповідають діючим стандартам та сучасним навантаженням.
Умови зберігання аудіовізуальних документів та страхового фонду не відповідають встановленим вимогам.
Незважаючи на значні обсяги картонування протягом 2014-2015 років станом на 01.07.2016 у держархіві залишаються не закартоиоваиими близько 44 % справ документів НАФ. Страховий фонд створено лише на 0,8 % від загальної кількості документів НАФ.
Ступінь заповненості стелажного обладнання сягає майже 100 %, що унеможливлює комплектування держархіву.
У зв’язку з дефіцитом штатних одиниць, обсяги перевіряння наявності та стану документів протягом періоду, що підлягав перевірці, є одними з найнижчих серед держархівів областей. Не завершено перевіряння наявності документів, перевезених із Кам’янець-Подільського міського архіву.
Кількість справ що знаходяться у розшуку є найбільшою серед держархівів України. Крім того, темпи зростання розшукуваних справ значмо випереджають темпи завершення розшуку.
Від початку проведення реставраційно-відновлювальних робіт з 2004 року реставровано менш ніж 5 % документів із числа ушкоджених пожежею. За таких темпів реставрації для повного завершення робіт необхідно понад 200 років.
Потребують невідкладної реставрації документи, пошкоджені внаслідок незадовільного зберігання в колишньому Кам’янець-Подільському міському архіві, фізичний стан яких через недотримання температурно вологісного режиму погіршується.
Читальний зал у корпусі № 2 відсутній. У робочій кімнаті, пристосованій під читальний зал, відсутні комп’ютери для користувачів.
У 2016 році у зв’язку з надходженням великої кількості запитів біографічного характеру, строки їх виконання порушувалися.
Веб-сайт держархіву області поповнюється нерегулярно.
Враховуюючи підсумки комплексної перевірки діяльності держархіву колегія
